Szociális intézmények dokumentációs kötelezettségei

A szociális szolgáltatónak rendelkeznie kell az alábbi alapdokumentumokkal:
- szolgáltatói nyilvántartásba történő bejegyzéssel,
- alapító okirattal, ha a szociális szolgáltató költségvetési szerv,
- szervezeti és működési szabályzattal (kivéve: egyszemélyes szolgálat)
- szakmai programmal,
- a foglalkoztatottak munkaköri leírásával,
- munkavédelmi és gépjármű használati szabályzattal
- iratkezelési szabályzattal, anyaggazdálkodási, leltár és selejtezési szabályzattal, tűzvédelmi szabályzattal (az egyszemélyes szolgálat kivételével)

A szociális intézménynek rendelkeznie kell
- szolgáltatói nyilvántartásba történő bejegyzéssel,
- alapító okirattal
- szervezeti és működési szabályzattal 
- szakmai programmal,
- a foglalkoztatottak munkaköri leírásával,
- házirenddel 
- Az intézmény működésével összefüggő szabályzatokkal:
-- iratkezelési szabályzat
-- érdek-képviseleti fórum működésének szabályzata (nappali ellátást kivéve)

- Gazdasági szabályzatokkal
-- számviteli szabályzat
-- pénzkezelési szabályzat
-- anyaggazdálkodási, leltár és selejtezési szabályzat
-- vagyonvédelmi szabályzat

- Műszaki ellátási szabályzatok
-- munkavédelmi szabályzat
-- tűzvédelmi szabályzat
-- gépjármű használati szabályzat

A költségvetési szerv (állami fenntartó) szervezeti és működési szabályzata tartalmazza 
- a költségvetési szerv alapításáról szóló jogszabály teljes megjelölését, ha a költségvetési szerv alapításáról jogszabály rendelkezett, 
- a költségvetési szerv alapító okiratának keltét, számát, az alapítás időpontját, 
- az ellátandó, és a kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek megjelölését, 
- azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását, amelyek tekintetében a költségvetési szerv alapítói, tulajdonosi (tagsági, részvényesi) jogokat gyakorol, 
- a szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek- ezen belül a gazdasági szervezet- megnevezését, feladatait, a költségvetési szerv szervezeti ábráját,
- azon ügyköröket, amelyek során a szervezeti egységek vezetői a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el, 
- a szervezeti és működési szabályzatban nevesített munkakörökhöz tartozó feladat- és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét (ideértve- a költségvetési szerv vezetőjének és gazdasági vezetőjének akadályoztatása esetén vagy ha a tisztség ideiglenesen nincs betöltve- az általános helyettesítés rendjét), az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat, 
- jogszabályban meghatározott kivétellel a munkáltatói jogok gyakorlásának - ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is - rendjét

A szervezeti és működési szabályzat egyházi és nem állami fenntartók esetében tartalmazza 
-    az intézmény szervezeti felépítésének leírását, 
-     a szervezeti ábrát, 
-    több személyes gondoskodási forma egy szervezeti keretben történő megszervezése esetén a szervezeti formát, 
-    a belső szervezeti tagozódást, a szervezeti egységek megnevezését és feladatkörét, 
-    a szervezeti egységek szakmai együttműködésének, az esetleges helyettesítéseknek a rendjét,
-    az intézmény irányítási és működési rendjével kapcsolatos kérdéseket, ideértve a munkáltatói jogok gyakorlásának rendjét. 

FONTOS: Nem állami fenntartású szociális intézmény esetén a fenntartónak folyamatosan rendelkeznie kell a nappali ellátás és a bentlakásos intézményi ellátás körében okozott kár megtérítésére vonatkozó hatályos felelősségbiztosítási szerződéssel.
 

A Szakmai Program tartalmazza a szolgáltatás célját, így különösen 
- a megvalósítani kívánt program konkrét bemutatását, a létrejövő kapacitások, a nyújtott szolgáltatáselemek, tevékenységek leírását,
- a más intézményekkel történő együttműködés módját, 
- az ellátandó célcsoport megnevezését, 
- azt, hogy a fenntartó a szolgáltatási elemek közül melyeket biztosítja,
- az ellátás igénybevételének módját, 
- a szolgáltatásról szóló tájékoztatás helyi módját
 

A jelzőrendszeres házi segítségnyújtás szakmai programjának tartalmaznia kell:
- a használt műszaki rendszer leírását, 
- a segítségnyújtás- a segélyhívástól a krízishelyzet megoldásáig tartó folyamatának a leírását.
 

A közösségi ellátások szakmai programjának tartalmaznia kell:
- az egészségügyi szolgáltatókkal, különösen a területileg illetékes pszichiátriai, illetve addiktológiai gondozóval való együttműködés módját. 

A demens személyek nappali ellátásának szakmai programja tartalmazza
- az ellátottak állapot-felmérési módszerének bemutatását, 
- az ellátottak meglévő képességeinek megőrzésére és fejlesztésére irányuló programot,
- a biztonságos tárgyi környezet bemutatását,
- a területileg illetékes szakorvosi (pszichiátriai, neurológiai, geriátriai) ellátással való együttműködés módját. 

A szakmai programhoz mellékelni kell 
- az ellátottal kötendő megállapodások tervezetét, kivéve, amikor nincs szükség megállapodásra
- szakosított ellátást nyújtó szociális intézmény esetében a házirend tervezetét, már működő intézmény esetén a házirendet,
- a szervezeti és működési szabályzatot vagy annak tervezetét, 
- 50 fő feletti fogyatékos személyek, pszichiátriai és szenvedélybetegek ápoló-gondozó otthona esetében az intézményi férőhely kiváltási tervet.