Házipénztár hatósági ellenőrzése, vállalkozásból kivont jövedelem kft. esetén

Sinka Júlia

Házipénztár a NAV célkeresztjében – mire figyeljenek a vállalkozások?

A vállalkozás könyvelésében kimutatott készpénzállomány nem mindig egyezik meg a ténylegesen rendelkezésre álló összeggel. A magas házipénztári egyenleg, a hiányos bizonylatok és a szabálytalan pénzmozgások komoly adóellen­őrzési kockázatot jelenthetnek. Milyen hibákra figyelnek a revizorok, és hogyan előzhetők meg a kellemetlen következmények?

A házipénztár kezelésében rejlő kockázatok

Az adóhatóság a pénztár záró egyenlegét többek között az árbevétellel, a bankszámlaforgalommal, a készpénzfelvételekkel, az osztalék-kifizetésekkel, valamint a tagoknak és munkavállalóknak nyújtott kölcsönökkel is összevetheti.

A célzott ellen­őrzések során a vállalkozásokat nem feltétlenül véletlenszerűen választják ki. Az eltérő adatforrások összehasonlítása alapján már az ellen­őrzés előtt valószínűsíthető, hol lehet probléma. Erre utalhat – például –, ha egy társaság méretéhez képest hosszabb időn keresztül szokatlanul nagy készpénzállományt mutat ki, ahogyan az is ráirányítja a vállalatra a revizorok figyelmét, ha az 1,5 millió forint feletti, vállalkozások közötti készpénzes fizetésekre esetleg egy nem vagy hiányosan dokumentált vagy gazdaságilag nehezen indokolható kölcsön nyújtására került sor.

Kockázatot jelentenek az évek óta rendezetlen tagi kölcsönök, a hiányos pénztárbizonylatok vagy az olyan esetek is, amikor a pénztár könyvelés szerinti egyenlege és a ténylegesen megtalálható készpénz nem egyezik.

A kis- és középvállalkozásoknál gyakran halmozódik fel – a társaság méretéhez mérten – jelentős összeg a házipénztárban. Ez nem feltétlenül csalárd szándékról árulkodik: lehet, hogy pusztán arról van szó, hogy

• ritkán fizetnek a házipénztárból,
• a költségek többségét a bankszámláról egyenlítik ki.

Természetesen önmagában ez még nem ütközik jogszabályba. Viszont minél magasabb és tartósabb a házipénztár állománya, annál inkább felmerül a kérdés: gazdasági szempontból mi indokolja ezt?

A házipénztár ellen­őrzésekor az adóhatóság munkatársai nem egyetlen számot vizsgálnak, hanem összefüggéseket keresnek:

• van-e pénzkezelési szabályzat,
• a készpénzmozgások, a készpénzállomány gazdaságilag indokolhatók-e,
• a készpénz miként illeszkedik a cég működésébe.

Lényeges, hogy bár kétségtelenül komoly felelősséggel jár a házipénztár kezelése, nem a legbonyolultabb feladat egy cégnél. Az adóellen­őrzések tapasztalatai szerint mégis nagyon sokszor adnak okot a bírságra a házipénztár körül tapasztalt szabálytalanságok.

Tipikus probléma, hogy a házipénztár vezetésének gyakorlata nem követi a társaság pénzkezelési szabályzatában előírtakat, és e körülmény akkor is megalapozhatja a mulasztási bírság kiszabását, ha amúgy mindkét eljárás szabályos.

Az is gyakori, hogy a társaság könyvelési adatai szerinti készpénzkészlet a cég tevékenységéhez, méretéhez képest indokolatlanul magas. Az már csak hab a tortán, hogy ha a revizorok kérésére a vállalkozó nem tudja bemutatni a házipénztárban „papíron” meglévő összeget, legfeljebb annak csak egy töredékét.

Nézzünk néhány példát ez utóbbi helyzet okozta problémákra!

Problémák és megoldások a pénztárban és a könyvelésben

A Habarcs és Tégla Építőipari Kft. házipénztárának könyvelés szerinti egyenlege 85 millió forint, éves nettó árbevételük évi 20–25 millió forint közötti összeg. A tetemes összegű egyenleg oka az, hogy a bankszámlára érkező bevételt a tulajdonosok azonnal felveszik a bankból, így az – könyvvitelileg legalábbis – bekerül a házipénztárba, viszont a cég készpénzben rendezett kiadásai elenyészőek. Könyvelőjük figyelmeztette őket, hogy az éves beszámolóban, illetve a társasági adóbevallás mérlegadatokra rákérdező lapjain „kiabáló” hatalmas pénztáregyenleg következménye adóellen­őrzés is lehet.

Az Óvatos és Fiai Kft. széfet bérel egy bankban. A házipénztárból a készpénzt nem a bankszámlájára fizeti be, hanem a bankban bérelt széfben helyezi el. Vajon ezzel a megoldással kikerülték a könyvelésben kimutatott magas készpénzkészlet csapdáját?

A Vagány és Társai Kft. tényleges tevékenységet két éve nem folytat, ezért tulajdonosai úgy döntöttek, megszüntetik a céget. Könyvviteli adataik szerint a házipénztáruk egyenlege több tízmillió forint. A vállalkozásnak egyéb eszközei nincsenek, illetve azok értéke elhanyagolható. Ez vajon veszélyezteti a megszűnést? Mit lehet tenni ebben a helyzetben?

Vegyük sorra, mit tanácsolhatunk a példaként hozott esetekben a vállalkozások tulajdonosainak!

A Habarcs és Tégla Építőipari Kft. esetében kézenfekvő, hogy ha a könyvelés szerint kimutatott összeg valóban megtalálható a házipénztárban, a cég szokásos működéséhez nem szükséges részt befizetik a társaság bankszámlájára.

Ha viszont a könyvelt összegből a tulajdonosoknál van készpénz, és a kifizetés feltételei fennállnak, szóba jöhet osztalékelőleg megállapítása közbenső mérleg alapján. A kifizetést a tényleges pénzmozgásnak megfelelően kell bizonylatolni; pusztán papíron nem lehet a hiányzó pénzt osztalékelőlegként „kifizetni”. A soron következő beszámoló elfogadásakor az előleg az osztalékba beszámítható, ha az osztalékfizetés feltételei teljesülnek; ellenkező esetben vissza kell fizetni. Figyelembe kell venni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 39. § (3) bekezdését és a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 3:186. §-át is.

Az Óvatos és Fiai Kft. tulajdonosainak abból kell kiindulniuk, hogy a készpénz e minősége nem változik meg attól függően, hogy azt a házipénztárban vagy a pénzintézetnél bérelt széfben tárolják. A széfben elhelyezett pénzeszközök fölött a társaság ugyanúgy rendelkezik, mint a házipénztárban őrzött készpénz fölött, azaz a készpénz nem került a társaság folyószámlájára. A széfben elhelyezett készpénzt is a „Pénztár, csekkek” soron kell szerepeltetni a mérlegben. Ebből az is következik, hogy a beszámolóban – a társasági adóbevallás megfelelő lapjain – feltüntetett adatokból kitűnik az adott esetben túlzott nagyságrendű készpénzkészlet. Hasonlóan a Habarcs és Tégla Kft. esetéhez, itt is alapot adhat ez az adat a vállalkozás adóellen­őrzésre történő kiválasztásához.

Visszatérve a banknál bérelt széfben tárolt készpénz könyvviteli elszámolására, fontos, hogy a társaság házipénztárában és a banki széfben tárolt pénzösszeget elkülönítetten mutassák ki. Ez történhet a 381. Pénztár számla alszámlákra bontásával, de hasonlóképpen elfogadható megoldás az is, ha az analitikus nyilvántartásban (például a pénztárnaplóban) külön nyilvántartásban szerepel a házipénztár készpénzforgalma, és külön nyilvántartásban a bankszéfben elhelyezett készpénz forgalma. Ez a társaság belső ellen­őrzési folyamatait, a pénztárellen­őrzést, a leltározást is segíti.

A Vagány és Társai Kft. jogutód nélküli megszüntetését meggyorsítja az, ha a cégnek csak pénzeszköze van. Ugyanakkor e pénzeszköz meghatározó részének a társaság bankszámláján lenne a helye, nem a házipénztárban. A társaság pénzkezelési szabályzatában szerepelnie kell(ene) annak a kikötésnek is, hogy mennyi készpénz lehet a házipénztárban, és annak az őrzéséről miként intézkedtek.

Ha a vállalat jogszerűen rendelkezik jelentős készpénzállománnyal – ideértve természetesen azt is, hogy a könyvviteli adatok szerint kimutatott érték megegyezik a házipénztárban ténylegesen fellelhető összeggel –, és kötelezettségei sem tagjaival szemben, sem harmadik féllel szemben nincsen, úgy az említett pénzeszközök forrása a mérleg­elvből következően a saját tőke.

Ez esetben a kft. egyszerűsített végelszámolása is kezdeményezhető, ha a cég könyvvizsgálatra nem kötelezett és a végelszámolás 150 napon belül befejezhető, a cégnyilvánosságról, a bírósági cég­eljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (Ctv.) vonatkozó előírásainak figyelembevételével.

Természetesen a számvitelben járatlan vállalkozók joggal tehetik fel a kérdést, ki és milyen jogszabály dönti el, milyen módon kell szabályosan kezelniük a házipénztárt, illetve az abban lévő pénzt.

És a szabályok?

Fontos, hogy a vállalkozások önálló gazdálkodásának tiszteletben tartása mellett, az alapvető szabályok, mint a számviteli törvény, a munka törvénykönyve, a Polgári Törvénykönyv kapcsolódó elvárásai betartásával – a döntési lehetőségek függvényében – maguknak a vállalkozóknak kell a pénz kezelésére vonatkozó rendet belső szabályzatukban rögzíteniük.

Az Szt. 14. § (5) bekezdés d) pontja szerint pénzkezelési szabályzatot kell készíteni; annak legalább az Szt. 14. § (8) bekezdésében felsorolt kérdésekről kell rendelkeznie:

• a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről,
• a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól,
• a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról,
• a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről,
• a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről,
• a készpénzállomány ellen­őrzésekor követendő eljárásról,
• az ellen­őrzés gyakoriságáról,
• a pénzszállítás feltételeiről,
• a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

A pénzkezelés gyakorlata nyilvánvalóan cégenként más és más lehet, a pénzkezelési szabályzatokban rögzítendő kérdésekhez kapcsolódóan is különböző számviteli politikai döntések kapcsolódnak. Ezért van az, hogy jogszabályi szintű, egységes pénzkezelési szabályzatot nem lehet kidolgozni, és ezért nincs a pénztárral kapcsolatos részleteket szabályozó rendelet sem.

A pénzkezelési szabályzat készítésekor a helyi sajátosságok mellett figyelembe kell venni a számviteli alapelveket, a szigorú számadási kötelezettségre vonatkozó előírásokat, de a számviteli törvény azon elvárását is, miszerint a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámlaforgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor a könyvekben – a megfelelő bizonylat alapján – rögzíteni kell.

A vállalkozások mindennapjaiban viszonylag gyakori, hogy elszámolásra kiadott előlegként, illetve munkabérelőlegként számolnak el dolgozóiknak, tulajdonosaiknak kifizetett összegeket. Erre, az elszámolásra kiadott előlegre – összegszerűségére, nagyságára – vonatkozóan nincs jogszabályi előírás: annyit kell e jogcímen adni, ami az adott ügylet pénzügyi rendezéséhez szükséges. Ez más-más összeget jelenthet, ha például készpénz ellenében történő beszerzésről vagy belföldi, illetve külföldi kiküldetésről van szó.

Az elszámolásra kiadott összeg elszámolási határidejére nincs általános törvényi előírás; az a pénz kiadásának céljától függ. Az elszámolásra kiadott előleghez kapcsolódó adózási feltételeket a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) határozza meg.

Az Szja tv. 72. § (4) bekezdés c) pontja alapján a kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni a kizárólag a kifizető tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében – 30 napot meg nem haladó időtartamra – adott előleget, elszámolásra kiadott összeget. Ez nem zárja ki a 30 napon túli elszámolást, de ekkor vizsgálni kell a kamatkedvezményből származó jövedelem és az ahhoz kapcsolódó közterhek megállapítását. Az adó alapja nem maga az előleg teljes összege.

Arra vonatkozóan sincs jogszabályi kikötés, hogy elszámolási előleget csak akkor vehet fel valaki, ha az előzővel már elszámolt. Az egyes előlegeket azonban külön kell követni és elszámolni. Ha valamely összeg 30 napnál tovább marad a magánszemélynél, az Szja tv. 72. §-a szerinti kamatkedvezmény adókötelezettségét vizsgálni kell.

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 161. § (2) bekezdése megemlíti a munkabérből történő levonások között az előlegnyújtásból eredő követelést is, de magának az előleg kifizetésének szabályait nem rögzíti. Ebből az következik, hogy annak a feltételeit belső szabályzatban vagy a kollektív szerződésben kell meghatároznia a vállalkozásnak.

A munkabérelőleg kapcsán figyelembe kell venni az Szja tv. 72. § (4) bekezdés g) pontjában előírtakat. E szerint a kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni az olyan munkabérelőleget, amelynek folyósítása legfeljebb hat havi visszafizetési kötelezettség mellett, legfeljebb a folyósítás napján érvényes minimálbér havi összegének ötszörösét meg nem haladó értékben történik, azzal, hogy ha a munkáltató az általa az előzőek szerint folyósított munkabérelőleg visszafizetése előtt újabb munkabérelőleget folyósít, arra ez a rendelkezés nem vonatkozik.

Ha a folyósított munkabérelőleget hat hónapot meghaladó időtartam alatt kell visszafizetni (vonják le a munkabérből), vagy annak összege meghaladja a minimálbér ötszörösét, akkor vagy kamatot fizet a munkavállaló, vagy a cégnek kell kamatkedvezményből származó jövedelmet számolnia, és a fentebb már említettek szerinti adókat megfizetnie.

Ha az előleg nem minősülhet munkabérelőlegnek, akkor pénzkölcsön-nyújtásként kell kezelni, azaz a Ptk. kölcsönszerződésre vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.

(A pénzkölcsön-nyújtás rendszeressé válásától azonban óva inteném a vállalkozásokat, mivel ekkor a Hpt. rendelkezéseit is figyelembe kell venniük, mivel az üzletszerű pénzkölcsönnyújtás engedélyköteles tevékenység.)

Megelőzve a szankciókat, érdemes még a várható ellen­őrzés előtt rendet tenni a házipénztárban!

„Takarítás” a házipénztárban

A vállalkozásoknak célszerű belső ellen­őrzést végezniük a házipénztárt érintően is. Ha eltérést találnak, azt dokumentálni kell, és indokolt esetben önellen­őrzéssel rendezni. Sort kell keríteni a kölcsönszerződések, a pénzkezelési szabályzat és a bizonylatok felülvizsgálatára is.

A házipénztár már nem csupán egy könyvelési sor, egy szám a mérlegben. Az adóhatóság több különböző adatforrás segítségével ellenőrizheti annak valóságtartalmát, ezért a papíron szereplő és a tényleges pénzkészlet közötti eltérést mielőbb rendezni kell.

Ennek érdekében próbáljuk a revizorok szemével látni a házipénztárt!

Miről árulkodik a magas házipénztár-állomány?

A magas készpénzállomány elsősorban azt a gyanút kelti, hogy a tulajdonos (az ügyvezető) rendszeresen veszi fel a bankból a pénzt, vagy az eleve készpénzes bevételt nem viszi be a bankba.

Valószínű – vélekedhetnek az ellenőrök –, hogy a tulajdonos, az ügyvezető a nála lévő készpénzt sajátjaként elkölti, vagy olyan, a társaság érdekében felmerülő, de nem szabályos kifizetésekre fordítja, amit nem tud bizonylattal igazolni. A pénztár kezelésére jogosult személy anyagilag is felelősségre vonható.

A kisvállalkozások körében előfordul az a gyakorlat, hogy az alkalmazottakat nem a tényleges fizetésük után jelentik be – „optimalizálva” a közterheket –, a különbözetet zsebből fizetve.

Ez felveti a szereplők – ideértve az érintett munkavállalókat is – büntetőjogi felelősségét is. Az adóelkerülésnek e módja bizonyos értékhatár felett szabadságvesztéssel is sújtható.

[Az alkalmazott ráadásul kevesebb táppénzt, később pedig kevesebb nyugdíjat kap, mint jogszerű eljárás esetén járna neki.]

Az igazolatlan kifizetések azt is eredményezik, hogy papíron folyamatosan nő a házipénztár egyenlege, míg a valóságban ennek töredéke áll a cég rendelkezésére. A méretéhez, tevékenységéhez mérten túlzott készpénzállományt kimutató társaság a saját csapdájába esik, amikor hitelt szeretne felvenni. A bank hitelkérelmet elbíráló munkatársában joggal merül fel a kérdés, miért van szüksége hitelre egy olyan társaságnak, amelynek oly bőségesen áll rendelkezésre készpénz a házipénztárban. Ez pedig további kérdéseket vethet fel, amelyek végül akár a kérelem elutasításához is vezethetnek.

Az adóellen­őrzéskor a cég körülményeinek függvényében kevésnek bizonyuló házipénztári pénzkészlet is kellemetlen helyzetbe hozhatja a tulajdonosokat, a negatív pénztáregyenleg és tagi kölcsön esetéről már nem is beszélve! Ennek az írásnak ez nem témája, viszont érdemes elgondolkodnunk egy – szakmai cikkekben ritkán vizsgált tevékenységű – vállalkozás, egy gyógyszertár házipénztárának problémáiról!

A gyógyszertárak működésében kiemelt szerepet kap a házipénztár kezelése, hiszen náluk a készpénzforgalom általában jelentős. A helyes pénzkezelés nemcsak a vállalkozás pénzügyei átláthatóságának záloga, hanem az adóhatósági ellen­őrzések során is vizsgált (és adott esetben szankcionált) terület.

A Borsmenta patika Budapest egyik külső kerületében működik, ahol sok idős ember él. Ők jellemzően készpénzzel fizetnek, amikor kiváltják a gyógyszereiket, vagy más patikaszert vásárolnak. A bankkártyával történő fizetés is előfordul, de arányában – mind előfordulását, mind összegszerűségét tekintve – meg sem közelíti a készpénzes forgalmat.

Nézzük, milyen szabályok vonatkoznak a gyógyszertárak – például a Borsmenta patika – házipénztárára!

Minden, a számviteli törvény hatálya alá tartozó valamennyi vállalkozás – így a patikák is – kötelesek írásban rögzíteni a pénzkezelési szabályzatukat, ami tartalmazza:

• a pénzmozgások (bevétel, kiadás) dokumentálásának módját,
• a pénztárjelentések készítésének gyakoriságát,
• az elszámolásra kiadott pénz kezelését,
• a házipénztárban tartható maximális készpénz összegét,
• a pénzszállítás szabályait,
• a felelős személyek kijelölését.

A pénzkezelési szabályzat tehát egy olyan belső szabályzat, amely egyértelmű keretet ad a gyógyszertár készpénzforgalmának kezelésére. Ebből következően a szabályzatban előírtakat be kell tartania a patika minden, a pénz kezelésében érintett munkatársának.

A pénzkezelési szabályzatban arról is rendelkezni kell, hogy mennyi lehet a patika napi záráskor házipénztárban tartható maximális készpénzállománya. Ez az összeg a gyógyszertár forgalmától és a működési sajátosságaitól függ – mint például a Borsmenta patika készpénzes betegeinek aránya –, de ezek figyelembevételével is igaz, hogy a túlzott készpénzfelhalmozás kockázatos. (Vagyonvédelmi szempontból is, de az adóellen­őrzésekre gondolva, különösen.)

Azonnal adódik a kérdés, hogy mit kell a „túlzott készpénzállomány” fogalmán értenünk. Hány forint az, ami még rendben van, és ami felett ez már túlzásnak tekinthető?

A gyakorlatban a gazdaságilag észszerű összeg a házipénztárban:

• a napi működéshez szükséges váltópénz,
• az adott napi forgalomból befolyt készpénz, amit a szabályzatban meghatározott időn belül el kell helyezni a bankban.

A tapasztalt könyvelők, könyvvizsgálók az adóellen­őrzések tapasztalataiból leszűrve tanácsolják, hogy a házipénztárban nem célszerű a vállalkozás éves nettó árbevételének 5 százalékánál több pénzt tartani. Ez gyakorlati ökölszabály, nem jogszabályi felső határ. A kisvállalati adó hatálya alá tartozó cégeknél a pénztár mentesített értékét külön, a KIVA szabályai szerint kell meghatározni.

A gyógyszertárakra is érvényes, hogy a túlzott házipénztár-állomány több szempontból is aggályos: 

• Biztonsági kockázat: nagyobb összegű készpénz vonzza a bűncselekményeket (betörés, lopás).
• Adóellen­őrzési kockázat: az adóhatóságban felkeltheti annak gyanúját, hogy a pénz egy részének eredete megkérdőjelezhető.
• Szabálytalanság kockázata: ha a pénzkezelési szabályzatban meghatározott összeghatárt túllépi a patika, az a saját belső szabályzatában előírtak megszegése, amit a tulajdonosoknak, az ügyvezetőnek ki kell vizsgálnia és dokumentálnia.
• Hitelképesség, átvilágítás: ha túlságosan sok pénz van a házipénztárban, nehezen magyarázható egy hitelkérelem vagy esetleges jogi vita során.

Akkor pedig, ha a könyvviteli adatok szerinti összeg csak „papíron” létezik, és csak töredéke lelhető fel ténylegesen a pénztárban, az komoly következményekkel – adóbírság, késedelmi pótlék – járhat, de különösen súlyos esetekben a pénzt kezelők büntetőjogi felelőssége is felmerülhet.

A NAV rendszeresen ellen­őrzi a patikák pénzkezelését is, különösen a fokozottan készpénzforgalmat bonyolító vállalkozásoknál. Ennek kapcsán az ellenőrök a következő dokumentumokat és adatokat kérhetik:

• a házipénztár egyenlegét és annak dokumentálását (pénztárjelentés),
• a pénzkezelési szabályzatot,
• a napi pénztárzárások dokumentációját,
• a pénzmozgásokat igazoló bizonylatokat,
• a banki készpénzbefizetések igazolását.

Ezek alapján a revizorok vizsgálják:

• Van-e egyezőség a pénztárjelentés és a valós pénzkészlet között?
• Következetesen betartják-e a pénzkezelési szabályzatot?
• A házipénztárban tartott pénzösszeg arányos-e a patika működésével?

Ráadásul a házipénztárban lévő pénz összegének hirtelen emelkedése vagy annak folyamatosan magas szintje is gyanút kelthet az adóhatóság munkatársaiban, és további vizsgálatokat vonhat maga után. Ennek pedig ugyancsak bírság is lehet a vége.

A szerző közgazdász, okleveles adószakértő.