A gyermekek napközbeni ellátását legalább kétévente ellenőrzi a hatóság, ám a működést engedélyező szerv ellenőrzést tart akkor is, ha tudomására jut, hogy az engedélyes személyi, tárgyi feltételei vagy működése kapcsán probléma, hiányosság merül fel. A fő cél természetesen új intézmény, illetve a meglévő férőhelyek bővítése esetén a működési engedély megszerzése, a már működő intézménynél pedig annak vizsgálata, hogy az adott intézmény működése továbbra is megfelel-e a jogszabályokban foglalt személyi, tárgyi és szakmai követelményeknek. Ennek keretei között értékelik a szolgáltatás minőségét, biztonságát, ellenőrzik a személyi és tárgyi feltételek rendelkezésre állását, valamint az intézményi dokumentáció megfelelőségét, az egyes szabályzatok és dokumentumok meglétét. Hiányosság feltárása esetén az elsődleges cél annak kiküszöbölése, a hibás működés okainak elhárítása. Amennyiben a hiányosság súlyos, illetve nyolc napon túl pótolható, a Kormányhivatal hatósági eljárást indít, amelynek eredményeként, súlyos, közvetlenül veszélyeztető jogsértés esetén - a tevékenység végzésétől történő eltiltást (azonnali bezárás), valamint elkobzást alkalmazhat.
Leggyakoribb szervezeti, működési hiányosságok
A hiányosságok egy része az egyes kötelező dokumentumok (SZMSZ, szakmai program, házirend, belső szabályzatok, együttműködési megállapodások) hiányos, illetve hibás voltának, valamint a nem megfelelően vezetett dokumentációnak, az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztásának eredménye.
Bár az alapdokumentáció általában rendelkezésre áll, ám az sok esetben nem felel meg a jogszabályoknak, illetve a szakmai kritériumoknak. Előfordul, hogy évek óta nem frissült, így nem reagál az időközben bekövetkezett jogszabályi, illetve intézményi változásokra.
Sok intézménynél jelent problémát a továbbképzési terv elkészítése, illetve maguknak a képzéseknek a teljesítése. A szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény 92/D§-a szabályozza a személyes gondoskodást végző személyek továbbképzésére vonatkozó törvényi előírásokat, a részletes szabályokat pedig a személyes gondoskodást végző személyek továbbképzéséről, és a szociális szakvizsgáról szóló 9/2000. (VIII. 4.) SzCsM rendelet foglalja magába. A továbbképzés típusának és témájának megválasztása a munkáltató feladata.
Személyi feltételek hiánya
A személyi feltételek teljesítése szintén gyakran okoz problémát, különösen azokban a térségekben, ahol hiány van szakemberekből. A dolgozók létszáma, képesítése, a továbbképzési kötelezettségek teljesítése, a munkaügyi dokumentáció megléte mind-mind olyan tények, amelyekre a hatóság kitér egy esetleges ellenőrzés során. Gyakori probléma, hogy az egyes munkakörök betöltéséhez nincs meg a jogszabályban előírt képesítés, tehát nem megfelelően képzett személy látja el az adott feladatot. A munkaköri leírásokkal is sok gond van: az újabb belépők még nem kapták meg azokat, illetve hiányos, hibás leírások vannak a személyügyi dokumentációban. Sok esetben nem tesz eleget az intézmény a személyes gondoskodást végző személyek adatainak működési nyilvántartásáról szóló 8/2000. (VIII. 4.) SzCsM rendelet 4. § (1) bekezdése alapján előírt bejelentési kötelezettségnek. Mindez azért is fontos, mert amennyiben a foglalkoztatott nem kap működési nyilvántartási számot, továbbképzési lehetőségei is csorbulnak.
Az Emberkereskedelem áldozatainak Azonosítása és Támogatása (EKAT) rendszerbe történő regisztráció meglétét 2023. évvel kezdődően a kormányhivatalok a szokásos kétévenkénti ellenőrzések során vizsgálják. A regisztráció (egy fő munkatárs regisztrálása) a fenntartók számára kötelező, elmaradása szankcionálható. A nyilvántartásba vétel elektronikusan történik az IM EKAT oldalán (emberkereskedelem.im.gov.hu/igenyles). További információ a témában elérhető az emberkereskedelem.im.gov.hu/fooldal oldalon.
Hiányos tárgyi feltételek
Napjainkban egyre több kisebb bölcsőde, családi bölcsőde létesül, amelyek sok esetben nem kifejezetten bölcsőde célból kialakított épületben kapnak helyet. A szükség nagy úr – mondhatnánk, ám az ingatlannak ezekben az esetekben is meg kell felelnie a jogszabályi előírásoknak.
Amennyiben a bölcsőde olyan ingatlanban kap helyet, amely eleve alkalmatlan a célra (belmagasság, ablakok hiánya, falak állapota…) , a hatóságnak nem marad más választása: az intézmény bezárását rendeli el.
Sok esetben kifogásolandó a helyiségek, bútorok, vagy éppen a játékok, eszközök állapota. Egy új, esztétikus játék is lehet rossz, ha nem felel meg a vonatkozó szabályoknak és szabványoknak. A bölcsődei eszközökre, játékokra vonatkozó fő jogszabályok: a 15/1998. (IV. 30.) NM rendelet 11. melléklete (Jegyzék a bölcsődei ellátás kötelező eszközeiről és felszereléséről), valamint a 78/2003. (XI. 27.) GKM rendelet a játszótéri eszközök biztonságossági követelményeiről, amely meghatározza a méreteket, a szerkezeti szilárdságot, a leesés elleni védelmet, az anyagválasztást és azt, hogy a játékok ne okozzanak beszorulásveszélyt vagy egészségkárosodást. A játékoknak tehát meg kell felelniük a kijelölt korcsoportnak, és használatukhoz biztosítani kell a megfelelő felügyeletet. Itt jegyezzük meg, hogy amennyiben az udvar – illetve annak egyes része, valamely ott lévő eszköz, játék – balesetveszélyes, akkor rendszerint az adott udvarrész lezárását rendeli el a hatóság. A veszélyeztetés okán emellett gyermekvédelmi igazgatási bírság kiszabására is sor kerülhet.
A főzőkonyhával rendelkező intézményekre kiemelten szigorú előírások vonatkoznak.
Könnyítés a kisebb intézményeknek, hogy a közétkeztetésre vonatkozó táplálkozás-egészségügyi előírásokról szóló 37/2014. (IV.30) EMMI rendelet szabályait nem kell alkalmazni a családi bölcsődére, a munkahelyi bölcsődére, a napközbeni gyermekfelügyeletre, az alternatív nappali ellátásra, a gyermekek esélynövelő szolgáltatásaira (Biztos Kezdet Gyerekház és Tanoda).
A munka- és tűzvédelmi szabályok betartásának ellenőrzése szintén kiemelt cél, hiszen e szabályok megszegése nem csupán az ellátott gyermekek, hanem a munkavállalók biztonságát, testi épségét is veszélyezteti. Nem elegendő, ha a működési engedély kiadásakor minden rendben van. Fokozottan ügyeljünk arra is, hogy a tűzvédelmi oktatásban valamennyi munkavállalónak részesülnie kell, nem lehet hivatkozási alap az sem, ha új belépőről van szó. Fontos megemlíteni itt az akadálymentesítés témakörét is, ám ezeknek a szempontoknak sok esetben nehéz eleget tenni az intézmény lokációja és adottságai miatt.
Gondozás, nevelés tartalmi elemei és dokumentációja
Tulajdonképpen minden olyan tevékenység ellenőrzésre kerül, amely a napi munkát, a kisgyermekek ellátását fedi le. Az intézményben zajló gondozási és nevelési tevékenység szakmai színvonala nehezebben megfogható tényező, mint az eddig kifejtettek. Itt kerülnek elő a jogszabályok mellett a módszertani útmutatók és egyéb szakmai sztenderdek. Bölcsődék esetében a Magyar Bölcsődék Egyesülete módszertani feladatokat ellátó szervezetként, jogszabályi kijelölés alapján, a Kormányhivatal felkérésére bekapcsolódhat az ellenőrzési folyamatba. Az Egyesület honlapján megtalálhatóak azok a kiadványok, módszertani segédletek, amelyek támogatást nyújtanak az intézmények számára szakmai tevékenységük végzéséhez és dokumentálásához.
Ebben a körben ellenőrizhető a gyermekek mindennapos nevelése, gondozása, így az étkeztetés, az altatás, a fürdőszobai gondozás, illetve a tényleges nevelői munka (játéktevékenység, viselkedésszabályozás). Fontos az is, hogy az intézmény hogyan, milyen eszközökkel tartja a kapcsolatot a szülőkkel. A kapcsolattartásnak vannak olyan kötelező elemei (honlap megléte, faliújság tartalma, Érdekképviseleti Fórum működtetése, elégedettségi felmérés, családi füzet), amelyek jól dokumentálhatóak és ellenőrizhetőek, érdemes ezekre is figyelmet szentelni. A Magyar Bölcsődék Egyesülete honlapján megtalálhatóak a módszertani ellenőrzés szempontjai is (Tájékoztató a szakmai ellenőrzések szempontjairól menüpont), amelyek segítik az ellenőrzésre való felkészülést.